2023/10/31

#仕事の悩み #転職の悩み #キャリアの悩み

体調不良時の連絡のポイントとは？電話・メールでそのまま使える例文つき

社会人の基本！体調不良で仕事を休む時のマナー

ここでは、体調不良になってしまった時に気をつけるべきポイントを紹介します。

ただでさえ体調不良でしんどいのに、「マナーがなってない」と怒られたくないですよね。

「体調不良で会社に行けないけど、どうすればいいのかわからない、と悩む人はぜひ最後まで読んでみてください。

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会社を休む時の連絡は始業前におこなう

体調不良で会社を休むときは、始業前の連絡はマストでおこないましょう。

始業前に体調不良で欠勤する旨を伝えておくと、業務の手配や代替の対応をスムーズにおこなうことができます。

事前に体調不良の連絡をすることで、業務がスムーズにおこなうことができるだけでなく、会社におけるあなたの信頼に関わります。

体調不良で休むことは仕方ないので悪いことではありません。

ただ、体調不良なのに事前に連絡をせずチームや上司に迷惑をかけてしまうのは、あなたの信頼関係に関わってきます。

休みの連絡は直属の上司に伝える

体調不良で会社を休む際、同僚などには伝えずにまずは直属の上司に伝えましょう。

というのもあなたをマネジメントし、あなたのリソースを管理しているのは上司なのです。

レポートラインをしっかり把握し、「報連相」（報告・連絡・相談）を徹底しましょう。

海外ではレポートラインが日本よりも重要視されており、レポートラインを外れて上司に報告や相談をしてしまったら、本来報告するべき上司との信頼関係はなくなってしまいます。

例えば、直属の上司である課長を超えていきなり部長に相談すると、「直属の課長は従業員を管理できていない」と認識されてしまうこともあります。

理由を簡潔に伝える

体調不良で休むのは仕方ないですが、マナーとして簡単に理由を添えると良いでしょう。

もちろん、事細かに伝える必要はないですが、簡単な理由でも付け加えられていると、あなたの代わりに仕事を任される同僚も「仕方ないか」とネガティブな感情を持たずに請け負ってくれるでしょう。

例えば、繁忙期でチーム全員が忙しそうな中、どちらの方が気持ち良い連絡ができていると思いますか？

Aさん

恐れ入りますが、体調不良のためお休みを頂戴します。

Bさん

昨日から高熱が続いており本日も熱が下がらないため、恐れ入りますがお休みを頂戴します。

軽くでも状況を伝えることで、相手も「大丈夫かな」「体調不良だし仕方ないね」と感じてくれるでしょう。

緊急性のあるタスクは代理を立てる

体調不良で休みを取る際、あなたが抱えているタスクを確認しましょう。

もし、緊急性の高いタスクを抱えていたら代理を立てる必要があります。

体調不良で休むことがわかったら以下のポイントで上司や仕事を巻き取ってくれる同僚に伝えることが重要です。

引用：TeamHackers

「緊急度と重要度のマトリクス」では、縦軸と横軸それぞれに「緊急度」と「重要度」を置き、A〜Dのようにタスクを4つに分類します。

ここでは、Aの重要かつ緊急なタスクを上司に伝え、対応してもらうようお願いしましょう。

また、Cの重要ではないが緊急のタスクもお客様に一時返信だけしておく、などの対応をしてもらうことで相手も安心できるでしょう。

復帰明けにメンバーにお詫びと感謝を伝える

体調不良で会社を休んだ時、休み明けのタイミングで仕事をあなたの代わりに巻き取ってくれたメンバーにお詫びや感謝を伝えましょう。

というのも、仕事というのは人とのコミュニケーションを経て進めていくものです。

職場の人間関係が良好であれば、仕事もスムーズに進めることができますが、一方で仕事が楽しくても職場の人間関係が良好でないと変に気を遣ったり、言いたいことが言えず、仕事を進めることができないなどの弊害も予測されます。

だからこそ、必要以上に仲間意識を持ったり、媚びたりする必要は一切ありませんが、休み明けはお詫びと感謝を述べることでお互い良いコミュニケーションをとることができますよ。

体調不良で仕事を休む時に伝えるべきこと

ここでは、体調不良で仕事を休む時に電話で伝えるべき内容を紹介します。

実際に、会社に体調不良で欠勤することを伝える電話をかける前に、一度目を通して確認してみてください。

具体的な症状

体調不良で仕事を休む際、具体的な症状もセットで伝えましょう。

症状を伝える時は「なんか体がしんどくて…」というような抽象的な表現ではなく、「昨日から38度発熱が続いていて…」というような具体的で納得感のある症状を伝えましょう。

あなたが今どういう症状・状態でなぜ勤務できないのかを簡潔にわかりやすく伝えることで、上司も休みを承認してくれるでしょう。

必要に応じて症状の発症時期や症状の程度も共有しておくと、上司はあなたがどれくらい休みそうかを見立てることができるで、セットで伝えましょう。

休む期間と復帰予定の日付

体調不良で仕事を休むとき、ただ「本日体調不良のため休みます」とだけ伝えるのではなく、「発熱による体調不良のため今週いっぱいお休みいただきます」というように休む期間もセットで伝えましょう。

どれくらい休むかを共有することで、上司があなたの代わりに誰が何をしなくてはいけないのかを整理することができます。

また、休む期間がが変わる可能性がある場合は、前もって伝えておくと良いでしょう。

業務内容の進捗と代理が必要かどうかの説明

体調不良で休む理由や期間だけでなく、その間の業務タスクを共有することで、あなたが休みでいなくてもチームが円滑に仕事を進めることができます。

あなたが休む間、代わりに業務を進めてくれる人に進行中の業務や重要なタスク、緊急のタスクをしkかり引き継ぎをおこないましょう。

その際に、ただ業務を引き渡すだけでなく、各業務の納期もセットで渡すと引き継ぎはスムーズになり、相手も優先順位を立てやすくなります。

また、業務に必要なツールや資料の格納場所も一緒に伝えるようにしましょう。

休暇の規定に関する書類の提出

もし、風邪や発熱など一時的な体調不良ではなく、精神的な体調不良になってしまった場合や怪我や病気で一定の間の休みを取る必要がある場合、休暇の規定を確認しましょう。

その際は、会社の規定ポリシーに従い、診断書の提出が必要かどうかチェックし、必要があればかかりつけの病院に診断書作成を依頼しましょう。

診断書を提出する場合、提出期限や提出方法は労務に確認をとると良いでしょう。

もし、診断書の提出が難しい場合や遅れてしまう場合、事前にその旨を上司や人事部に伝えておきましょう。

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そのまま使える！体調不良で会社を休む時の電話・メールで使える理由と例文

ここでは、体調不良で会社を休む時に電話やメールで使える理由と例文を紹介します。

ぜひ、体調不良での欠勤連絡を電話やメールでおこなう際に参考にしてみてください。

例文（1）熱で会社を休む場合

ここでは、熱で会社を休む場合の例文を紹介します。

電話でもメールでも使える例文になっています。

例文（2）腹痛で会社を休む場合

腹痛が原因で会社を休む場合、以下の例文を参考にしてみてください。

例文（3）咳や喉の痛みで会社を休む場合

咳や喉の痛みで会社を休む場合、以下の例文を参考にしてみてください。

例文（4）コロナ・インフルエンザで会社を休む場合

コロナウィルスやインフルエンザなど、感染力の高いウィルスにかかってしまった場合は自己判断ではなく医師の判断を仰ぎましょう。

実際に休みを取る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

例文（5）頭痛がひどくて会社を休む場合

ここでは、頭痛の痛みが原因で、会社を休む際の例文を紹介します。

例文（6）眩暈がして会社を休む場合

最後に、眩暈で会社を休む場合、休む連絡の例文を紹介します。

嘘の体調不良で会社を休む場合に考えること

「どうしても今日会社に行けない」
「今日だけは休みたい」
という日もありますよね。

無断欠勤・遅刻をしたり、無理に出勤して周りに気を遣わせる・迷惑をかけるよりかはましです。

何より、あなたの心身のアラートを無視して無理に出勤して体調を崩してしまうよりも、どうしても会社に行けない日はゆっくり休むのが良いでしょう。

ここでは、嘘の体調不良で会社を休むときに考えることを紹介していきます。

休んでしまったならしっかり休む努力をする

嘘の体調不良で休んだ場合、「良くないことをしてしまった…」「今頃会社に迷惑をかけているかもしれない…」と後から考えても時間の無駄です。

会社を休んだのであれば、時間を有意義に使い、しっかり休みましょう。

1日仕事のことを考えず、思い切ってリフレッシュするのはとても大切です。

無理に仕事を続けるより、思い切って休んでリフレッシュした方が、復帰した時に効率良く仕事に取り組むことができます。

1日休みをとって、自然のあるところに行ってリラックスしたり、趣味に没頭したりしてみるのがおすすめですよ。

もし1日休みをとったら事前に上司やチーム、お客様に連絡して、その日1日は社用携帯やPCを見ないようにしましょう。

仕事に行きたくない本当の理由を考えてみる

嘘の体調不良で休んでしまった場合、ただのんびりするのに時間を使うだけでなく、「なぜ会社に行きたくないのか」の本当の理由を考えてみましょう。

というのも、根本的な原因を見つけずに一時的に気分をリフレッシュしただけだと、また「どうしても会社に行きたくない」と悩みを繰り返してしまいます。

何より、しんどい思いをしながらの通勤や仕事は辛いですよね。

末永

仕事の悩みを解消するには自己分析が必要不可欠です。

自己分析をおこなうことで、あなたの強み・弱み・やりがい・苦痛を見つけることができます。

今の環境や仕事内容、職場の人間関係と、自己分析で見えたきた弱み・苦痛が当てはまってないかチェックをしてみましょう。

末永

ただ、自己分析を一人でおこなうには限界があります。

というのも、自己分析は文字通り自分自身を分析する作業なので、あなた自身のことを客観的に分析しないといけません。

どうしても「自分はこういう人間だ」「これが苦手だ」といった先入観を取り除くことは難しいため、第三者の視点が必要です。

末永

そこで、自己分析であなたの仕事の悩みを解決したい人はマジキャリがおすすめです。

マジキャリ はあなた専任のコーチがついて、国家資格のキャリアコンサルタント、元転職エージェント、元採用人事といったキャリア知見が豊富なマジキャリ のコーチが自己分析のサポートをしてくれます。

一人ではバイアスがかかってしまい、正しく「強み・弱み・やりがい・苦痛」の言語化が難しい中、プロの手を借りることで、正しく自己分析をおこなうことができますよ。

キャリアや人生における優先順位を明確にし、仕事選びやキャリア選択でミスマッチを防ぐことができるので、今の環境がなぜ苦痛に感じるのかの原因を見つけることが可能です。

マジキャリ は、今なら無料面談 を実施中なので、向いてる仕事や環境を見つけたい人はぜひお問合せください。

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キャリアについてじっくり考える

嘘の体調不良で休んでしまった場合、キャリアをじっくり考えてみるチャンスです。

「今の会社に居続けていいのか？」「このまま同じ仕事をし続けて将来幸せになれそうか？」を考えてみましょう。

キャリアについて考える時は以下の手順で考えてみると、整理されますよ。

キャリアについてより詳しく考えたい、キャリアプランを設計したい人はこちらの記事 も参考にしてみてください。

末永

そもそも嘘の体調不良で会社を休んでしまうのは、もしかしたら仕事の面白さややりがいを感じられてない可能性が高いです。

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