2023/11/22

#仕事の悩み #転職の悩み #キャリアの悩み

定時に帰りたい…仕事が終わらない人の特徴と対処法を紹介！

「仕事が終わらない」と感じていませんか。

この記事では時間管理や効率化の方法、仕事とプライベートのバランスを整えるテクニックを紹介します。

忙しい日々を乗り越え、満足して働けるような環境を整えましょう。

仕事が定時に終わらない社会人は多い

末永

仕事が終わらない、効率的に仕事ができない、どうしてもミスをしてしまう場合、あなたに向いてる仕事ではない可能性があります。

仕事が定時に終わらない社会人は多くいますが、仕事が終わらないのは個人の能力だけでない、それ以外の課題があるといえます。

その課題に対して対策を取ることで、仕事を定時に終わらせることは可能です。

また、仕事が終わらない、効率的に仕事ができない、どうしてもミスをしてしまう場合、あなたに向いてる仕事ではない可能性があります。

仕事の適性を調べるには自己分析が必要です。

プロのキャリアコーチとマンツーマンで自己分析をおこないたい人は、マジキャリがおすすめです。

マジキャリ は自己分析にこだわっており、過去を徹底的な深掘りをおこないます。

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仕事が終わらない原因は会社の環境にもある

仕事が終わらない原因については、以下があります。

それぞれの原因について解説していきます。

業務指示が曖昧でわかりにくい

曖昧な業務指示は、仕事の効率性を下げてしまうのはもちろん、部下にとって非常にストレスになります。

仕事の指示はアウトプットイメージをお互いに共有できるレベルまで、解像度を上げることが重要です。

実際に、具体的に明示しない限り、適切なアウトプットにたどり着けない可能性が高いです。

明確な業務指示を出すことで、仕事のやり直しを防ぐことができたり、仕事の生産性も向上させることにもつながります。

業務指示が曖昧でわかりにくい場合には、コミュニケーションを取って業務指示の解像度を上げる工夫が必要です。

また、部下に業務指示をする際には、「来週までに〇〇やっておいて。」だけで終わってしまうような、一方通行のコミュニケーションをしないように注意が必要です。

アナログな企業で効率が悪い

アナログな職場の特徴として、手書きの書類が多く請求書や発注書、日報など、1日に何度も手書きで書類を作成する必要があります。

手書きの書類では、作成に時間と手間がかかってしまったり、誤字脱字のリスクも高くなります。

タイムカードによる勤怠管理だと、表計算ソフトへの手入力も手間がかかるアナログな業務といえます。

また、タイムカードは労働時間を記録した書面になるので、労働基準法の定めにより5年間保存しなければならないので、過去のタイムカードの管理・保管の手間も必要になります。

そのため、書類は全てパソコンで処理ができるソフトを導入したり、勤怠管理が自動でおこなえるシステムを導入するなどの工夫をすることが重要です。

効率的に業務をおこなえるように、定期的に打ち合わせを実行することで、業務改善にも効果的に働きます。

無駄な会議が多くて時間を取られる

末永

無駄な会議が多く、時間がもったいないと感じる人は多いです。

無駄な会議が多くなってしまうと、業務にかける時間がなくなってしまい、生産性の低下にもつながってしまいます。

効率的な会議の進め方として、時間に沿ってアジェンダを進めたり、資料は事前に配布してできるだけ会議の時間を短縮する工夫が必要です。

会議はコミュニケーションの場としても大事ですが、普段から積極的にコミュニケーションをとっておくことで、会議への時間を減らせることにもつながります。

このように、無駄な会議が多く、時間がもったいないと感じる人は多いです。

キャリアは20代どれだけ頑張ったかで30代が決まり、30代どれだけ仕事に向き合ったかで今後の人生が概ね決まると言われています。

体力のある20代・30代こそ、成長し市場価値や年収を上げるチャンスです。

末永

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マジキャリ を運営するアクシス株式会社は、キャリアカウンセリング事業のほかに転職エージェント事業もおこなっているので社内の転職×キャリア知見が豊富にあります。

キャリア知見があるからこそ、求人企業の採用目線や過去のエージェント支援での通過・お見送りのデータを保持しているので、選考通過率も高い傾向にあります。

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仕事が終わらない人の特徴とは？

仕事が終わらない人の特徴については、以下があります。

それぞれの特徴について紹介していきます。

予定通りに行動ができない

末永

仕事が予定通りに終わらないのは、タスクを多く入れすぎていることに問題があるので、計画的な行動をすることです。

仕事が終わらない人の特徴として、スケジュール管理が苦手な特徴があります。

時間が足りないと悩んでいる人は、限られた時間の中に予定を詰め込みすぎているケースが多く見られます。

仕事が予定通りに終わらないのは、タスクを多く入れすぎていることに問題があるので、計画的な行動をすることです。

計画的な行動をすることで、ある程度スケジュールに余裕をもって仕事ができるので、精神的にも余裕を持つことができ、業務効率化に効果的に働きます。

そのため、自分の作業にかかる時間に合わせて予定を組むことが大切になるので、自分のできる範囲を超えた仕事量を引き受けないように注意が必要です。

タスクの優先順位を立てられない

業務を任された順番にこなしていると仕事が終わらない可能性が高くなってしまうので、タスクの優先順位を決めることが重要です。

タスクの優先順位を立てるのに大切なことは、納期がいつまでなのかをしっかりと把握することです。

タスクの優先順位を立てられない人は、視野が狭くなってしまい、仕事の全体像を把握できていないケースが多く見られます。

具体的に、タスクの優先順位を立てる際には、今あるタスクをすべて書き出して、タスクごとの納期やどれだけ時間がかかりそうなのかなどを把握する必要があります。

これにより、視覚的に業務全体がわかり優先順位をつけやすくなることが可能です。

また、書き出したタスク以外にも、緊急の仕事にも対応できるように、ある程度余裕をもったスケジュールを組むのをおすすめします。

他の人に頼ることが苦手

末永

1人で無理に自分で解決しようとしても、無駄に時間がかかってしまうだけです。

仕事が終わらない人の特徴として、他の人に頼ることなく仕事を一人でやろうとしてしまいます。

仕事をする上で、分からないことや仕事に行き詰まったりすることは当然なので、無理に自分で解決しようとしても、無駄に時間がかかってしまうだけです。

上司や先輩、同僚などの他の人に頼ることで、効率よく仕事を進められるのはもちろん、自分では考えつかないようなことも教えてもらえるメリットも挙げられます。

普段から、コミュニケーションを積極的に取ったり、他の人に頼って依頼スキルを向上させることを意識することが大切です。

完璧主義で物事が進まない

仕事を完璧に進めようとすると、仕事が長引いてしまい仕事が終わらなくなってしまう原因になってしまいます。

仕事の品質を追求しすぎてしまうと、完璧なものを作るまでは終えられないと思い込んでしまい、長時間をかけてしまいます。

仕事の質を追求するという点では決して悪いことではありませんが、品質を追求しすぎてしまうと仕事の足かせになってしまうことがあるので注意が必要です。

仕事で効率よく成果をあげるには、品質も意識するのはもちろん、「これ以上時間や労力をかけてしまうと生産性が落ちてしまう」と、自身の中で妥協点をしっかりと持つことが大切です。

自分はどうせ…と思っている

末永

過小評価をしてしまうのは、自身の成功体験が少ないことが原因として考えられます。

仕事が終わらない人の特徴として、「自分はどうせ…」という状態になっている可能性があります。

実際に、過小評価をしてしまうと、仕事で高いパフォーマンスを出すことができずに、仕事の効率が下がってしまうのも事実です。

過小評価をしてしまうのは、自身の成功体験が少ないことが原因として考えられます。

そのため、小さな目標を設定して、少しずつ成功体験を積むことが重要です。

また、早寝早起きをして睡眠時間を確保したり、バランスのよい食事や普段から運動をすることで、前向きな気持ちで仕事に取り組むことにもつながります。

適切な休息をせず長時間作業を続ける

仕事が終わらず残業の毎日が続くと、知らないうちにストレスがたまっていきます。仕事を終わらせるためには、時間を切り詰める必要があると感じて、休憩を減らしてしまいがちですが、時には思い切ってリフレッシュするのも大切です。

趣味の時間を大切にするほか、体を動かしたり音楽を聴いたりすることがリフレッシュの手段として挙げられます。

きちんと栄養を取って、睡眠時間の十分な確保も重要です。

十分な時間を費やしてストレス解消をするのに気が引ける人は、上司や同僚と雑談する時間を作るのもいいでしょう。雑談の中で仕事の相談をしたり、空いている時間を聞いたりしておくことで、状況が好転するケースも考えられます。

業務のゴールや成果を明確に設定しない

業務のゴールや成果を明確に設定しないと、やるべきことが明確になっていないので、仕事が終わらなくなってしまう原因となってしまいます。

仕事に取り掛かる前には、担当している業務の全体像と目標をしっかりとおさえることからはじめるのが重要です。

全体像がみえていると、計画を立てやすく、タスクの優先順位付けもしやすくなるので、効率よく仕事をすることにもつながります。

また、目標設定をおこなう時には、以下の「SMARTの法則」を活用することで、スムーズに目標設定をすることにもつながります。

このように、業務のゴールや成果を明確に設定することで、自分が進むべき方向が明確になるため、モチベーションアップや達成に向けての効率の良い行動をするようになります。

情報の整理やタスクの管理が上手くいかない

末永

タスクを書き出すときは、優先順位を付けたり所要時間を付け加えたりすることが重要です。

情報の整理やタスクの管理ができていない状態だと、業務中に別のタスクに気が取られ、集中力が落ちてしまいます。

残っているタスクを書き出して、やるべきことを可視化することで、業務効率化につながります。

タスクを書き出すときは、優先順位を付けたり所要時間を付け加えたりすることが重要です。

また、タスクによっては、重要性や緊急性に応じて締め切りが設定されているので、仕事が終わらないときは一度タスクを改めて確認して、締め切りの近い順番や重要度の高い順番に優先順位を付けるなどの工夫が必要です。

やる気の高低差が激しい

やる気がない状態だと、集中力が低下しており、他の業務にも気を取られてしまい、仕事が終わらなくなってしまう原因となってしまいます。

意欲の低下の原因として、受動的に仕事をしてしまったり、心身的に疲れている、成功体験が少ないなどが挙げられます。

やる気や意欲を維持・向上させるには、メリハリをつけて、しっかりと休息をとったり、主体的に働くことが大切です。

しかし、仕事は全てが楽しいわけでも、毎日がやる気に満ち荒れるものではないのも事実です。

そもそも仕事の目的がわからないのであれば、自己分析で「将来どうなりたいか」「そのために今は何をしないといけないのか？」を明確にしましょう。

自己分析ならマジキャリ がおすすめです。

マジキャリ の自己分析はあなたの強み・弱み・やりがい・苦痛を見つけることができます。

その強みを活かせる環境を選択することで、やりがいを感じたり、仕事に面白さを見出すことができます。

今なら無料面談実施中なので、少しでも気になる方はお気軽にお問い合わせください。

振り返りをしない

末永

振り返りをすることで、やらなくても問題のない業務があったり、もっと効率よく進められる方法が見つかるケースも少なくありません。

定期的に今おこなっている業務は本当に必要なのかどうかを見極め、業務のやり方を見直したり振り返りをすることも、業務効率化をする上で大切です。

実際に、振り返りをすることで、やらなくても問題のない業務があったり、もっと効率よく進められる方法が見つかるケースも少なくありません。

振り返りをせずに、漠然と目の前の業務に取り組むのではなく、1つ1つの業務の意味や内容を理解しながら、必要性や改善するポイントはないかを考えていくことが重要です。

仕事を効率よく進めるための方法とは？

仕事を効率よく進めるための方法については、以下があります。

それぞれの方法について解説していきます。

タスク管理ツールを上手く利用する

仕事を効率よく進めるための方法として、以下のタスク管理ツールを活用しましょう。

上記のツールを活用することで、効率化することができ、作業量を減らすことが可能です。

リストの作成や集計などは即座におこなうことができ、仕事忘れなども防げるメリットも挙げられます。

さらに、会議に使う資料作成を共有できたり、連絡ツールとして活用できれば、資料を作る時間を削ったり、打ち合わせの回数を減らすことにもつながります。

業務効率アップの研修に参加する

末永

１日の業務スケジュールを振り返り、自身のワークスタイルを分析し、現在の課題を認識することが可能です。

業務効率アップの研修に積極的に参加することで、仕事を効率よく進めることにもつながります。

例えば、限られた時間の中で業務効率を高め最大限の成果を上げるためにＰＤＣＡサイクルに沿って習得する研修の「タイムマネージメント講習」に参加することで、業務効率アップに有効に働きます。

１日の業務スケジュールを振り返り、自身のワークスタイルを分析し、現在の課題を認識することが可能です。

また、業務を効率的に遂行するための計画の立て方や優先順位のつけ方、効率の良い仕事の仕方などを習得するのに役立ちます。

研修後については、研修前との変化はあったか、目標達成はできたのかなど評価することが大切です。

万が一、評価ができない場合には、目標をもっと細かく設定したり、再度研修に参加するようにしましょう。

集中を向上させる環境を整える

デスク周りを整理整頓しておくことで、探し物をするムダな時間を削減でき、業務の集中力を向上させることが可能です。

集中力を妨げる要因として、1つの業務に集中することができずに、集中力が散漫してしまうことが挙げられます。

例えば、資料やツールが整理整頓されていない状態だと、使用するタイミングですぐに取り出すことができず、探す時間が必要になり集中力が低下してしまいます。

普段からデスクの周りを整理整頓すれば、使用したいタイミングですぐに取り出せるため、探す時間は削減が可能です。

そのため、仕事をするための時間を確保でき、業務をスムーズに進めていくことができます。

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効率的に業務を進めるにはどうすればいい？

効率的に業務を進めるポイントについては、以下があります。

それぞれのポイントについて紹介していきます。

頼まれた仕事をなんでも引き受けない

末永

仕事をたくさん請け負ったせいで、ストレスを抱えてしまい、体調を崩してしまうケースも少なくありません。

仕事を引き受けることで、同僚を助けることにもなりますし、自分が困った時に同僚が手助けをしてくれるメリットがあるのも事実です。

しかし、頼まれた仕事をなんでも引き受けてしまうと、自身のキャパをオーバーしてしまい、自分だけでなく周りにも迷惑をかけてしまうリスクがあります。

仕事をたくさん請け負ったせいで、ストレスを抱えてしまい、体調を崩してしまうケースも少なくありません。

頼まれた仕事を断る際のコツとして、以下のステップを踏むことをおすすめします。

いきなり仕事を断ってしまうと、相手に悪い印象を与えてしまうので、謝罪する気持ちが伝われば相手も悪い気はしないものです。

また、理由があれば相手は納得しやすくなり、代替案を示すことで相手の理解を得やすくなります。

仕事量が多く、自身のキャパをオーバーしてしまうと感じた場合には、上司に報告して相談することも大切です。

不要な業務を削減する

業務の整理・削減をすることで、1つの業務に集中することができ、生産性向上のメリットがあります。

不要な業務を削除するポイントとして、まずはやらないことを決めることで、無駄な資料作りや必要のない会議への参加などを減らすことができます。

不要な業務の削除後は、できる限りマルチタスクを避けて、一つひとつのタスクを集中して終わらせた方が、作業効率が高くなります。

代理をお願いできる人間性を築いておくことも、効率的に業務をする上で重要になります。

自分だけでこなせる仕事は限られているので、それを補強・補完できる人の助けを借りれば、可能な仕事は広がります。

業務の優先度を再評価して整理する

一つひとつの業務に対して優先度をつけていないと、思いついた順番で仕事をこなしてしまい、業務効率が下がってしまう原因になります。

締め切りが近いものや重要度の高い仕事を後回しにしてしまい、同僚や上司に迷惑かけてしまうリスクも高くなります。

この状態を避けるには、業務の優先度を再評価して1つ1つのタスクを整理することが大事です。

具体的には、「緊急度」と「重要度」の掛け合わせで優先順位をつけることで、業務の優先度を適切に評価することにつながります。

自分がやるべき仕事には何があるかを考えて、優先すべきものから順に手をつけると効率的に仕事をこなしていくことが可能です。

仕事が終わらないのは適性が低いサイン？マジキャリへ相談しよう

末永

自己分析で仕事の悩みを解決したいと思っている方にはマジキャリ がおすすめです。

「仕事が終わらない…」「ずっと残業に追われててしんどい…」と悩んでいませんか？

仕事が終わらないのは、今の仕事にあなたの強みを活かす機会が少なく、現在の仕事適性が低いサインである可能性があります。

もし、仕事が終わらず、今の仕事が向いているのかどうか知りたい人は自己分析をおこない、「あなたの得意な業務や仕事何か」「モチベーションが上がる外部要因（環境や一緒に働く人、社風）は何か」を明らかにしましょう。

そうすることで、あなたの強みややりがいを感じられる仕事・環境と今の仕事・環境を照らし合わせることで、適性が見えてきますよ。

自己分析で仕事の悩みを解決したいと思っている方にはマジキャリ がおすすめです。

仕事を効率よくおこなうには、まずは自己分析であなたの性格や行動パターンを理解し、その特性を踏まえた上でどのようなアクションをするのかを考える必要があります。

マジキャリ の自己分析は、仕事を効率よくおこなうアドバイスを受けられるだけではなく、向いてる仕事・やりがいを感じられる仕事への転職サポートが充実しており、「転職に強い」キャリア相談としての強みがあります。

だからこそ、マジキャリ の自己分析は「自分に合った仕事を見つけたい」という人に特におすすめです。

というのも、マジキャリ は業界で唯一、転職エージェントを10年以上運営するアクシス株式会社のサービスなので、社内に転職ノウハウが豊富にあるからです。

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