2024/07/10

#仕事の悩み

【例文あり】病院に行くために仕事を休むメールの書き方やポイントを紹介

病院に行くために欠勤するとき、「連絡メールはどのように書けばいいのだろう？」と困った経験はありませんか？この記事では、正確かつ丁寧なメールの書き方とそのマナーをわかりやすくご紹介します。ビジネスの場における清潔なコミュニケーションを心がけ、メールを通じての信頼関係を築きましょう。

病院に行くために会社を休む時の適切な連絡方法

病院で診察を受けるために会社を休む場合、3つの方法で連絡する必要があります。順に1つずつ見ていきましょう。

社内の連絡ツールで連絡する

1つ目の方法は社内の連絡ツールで連絡することです。

会社によっては、メールやLINE、チャットツールで欠勤連絡をすることができます。できる限り前日に連絡することがいいですが、当日に体調が悪くなったときなどは始業15分前までに連絡します。

連絡ツールには以下の内容を記載しましょう。

これらを伝えることにより、上司や同僚があなたの状況を把握でき、仕事への支障を少なくすることができます。

重要な相手には個別連絡や電話連絡を入れる

直属の上司や担当する業務にかかわるプロジェクトのメンバーなど、重要な相手には重要な相手には個別連絡や電話連絡を入れます。

直属の上司はスケジュール管理をおこなうことが多く、他の人からの伝達やメールでの連絡では業務がスムーズに進まない可能性があります。また、プロジェクトも支障なく進むよう、個別連絡や電話連絡をおこなうようにしましょう。

電話で連絡するときは、静かな場所で明確・簡潔に状況を伝えます。相手から質問があった場合はきちんとした対応・回答を心がけるようにします。

末永

誠実に対応しなければ今後の人間関係に影響を与えます。体調の様子を見ながら、できる限り丁寧に対応するようにしましょう。

取引先にはメール連絡と電話連絡の両方を行うのが望ましい

取引先との予定がある場合は、メール連絡と電話連絡の両方おこなうことが望ましいです。

メールで連絡するときは、何についてのメールかわかるよう明確な件名にし、自分の状況や予定などの対応策を具体的に記載します。

状況がわかる具体性のあるメールを送ったあとは、電話で連絡を入れます。メールを送っている内容や、追加で伝えたい情報を伝えましょう。緊急性の高いことも伝えるといいです。 取引先の業務やスケジュールに影響を与えることが多いため、休んで迷惑をかけてしまうことを謝罪し、再発防止策や対応策なども明確に伝えるようにしましょう。

末永

取引先へ連絡できないと、相手の気持ちを害してしまったり、トラブルにつながり会社に損害が生まれたりする可能性があります。もし電話に出なかった場合でも、時間をおいてもう一度電話をかけるようにしましょう。

欠勤連絡をメールでする際の書き方とポイント

件名は内容をシンプルに要約する

件名を書くときは、長いものではなくシンプルに要約することがポイントです。

「欠勤の連絡」や「【○○部・氏名】〇月〇日（〇）欠勤のご連絡」など、具体的かつ簡潔な言葉を選ぶようにします。

日付や名前、勤怠に関する情報などを先頭に記載することで、メールを受け取った相手が何の連絡なのか把握しやすいです。

また、装飾や絵文字など余計なものは避けることも大切です。

メールボックスの中に埋もれてしまわないよう、シンプルに要約しましょう。

状況説明と感謝・謝罪の気持ちを伝える

本文には、自分の状況と感謝・謝罪の気持ちを伝えます。

まず、何を理由に欠勤するのか説明するため、「体調不良により病院に行く」ということを記載します。それに加え、具体的にどのような状況か、どの程度休む必要があるのかも書きましょう。

また、休むことで業務の進捗に影響を与えてしまうものがある場合は、業務内容や予定についても共有します。業務に影響を与えることを謝罪して、どのように対処すればいいのかの対応策も提案するといいでしょう。

末永

対応してくれる方には感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしてください。

重要なタスクを共有する

重要なタスクがある場合、必ず共有しましょう。

休んでいる間に納期が来たり迫っていたりする業務や、担当しているプロジェクトなどの内容を詳しくリストアップします。

リストアップするときは、業務の進捗状況や残っている業務内容、休んでいる間にしなければならない必要なアクションも明記します。もし引き継ぐ人や担当者がいる場合や指定できる場合は、それについても記載するようにしましょう。

引き継ぎ人に連絡した場合は「〇〇の件は〇〇さんに引き継ぎをお願いしております」と記載し、引き継ぎしていない・相手に連絡していない場合は、「以下の内容のフォローをお願いできますでしょうか。」と伝えたうえで、引き継いでほしい内容や情報などを記載しましょう。

末永

できる限り重要なタスクに影響が出ないよう、対応することが大切です。

欠勤と復帰のスケジュールを伝える

欠勤と復帰のスケジュールを伝えることも大切です。

自分の症状などを伝えたうえで、どの程度欠勤する必要があり、どの日に復帰できるかというスケジュールを共有します。共有することで、上司や同僚も業務のフォローがしやすくなります。

症状がよくなる時期がわからない場合など、復帰できる日が未定な場合は自分の現在の状況を伝えたり、定期的に状況を連絡したりなどして対処しましょう。

末永

欠勤している間に連絡できる電話番号やメールアドレスといった連絡先を伝えておくと、あなたも上司・同僚もスムーズに連絡できます。もし自分の代わりの担当者がいるならば、その方の連絡先も教えておきましょう。そうすることで、業務への支障を最低限に抑えられるでしょう。

病院に行くために休むときのメール例文

メールの書き方・ポイントを理解したうえで、具体的にどのように書けばいいのか例文を見ていきましょう。欠勤の必要があるときは、この例文を参考にしてみてください。

全体への連絡メールの例文

部署やチーム全体への連絡メールの例文をご紹介します。業務の滞りを最低限に抑えられるよう、緊急の連絡先や担当者の連絡先を記載しておきましょう。

上司への連絡メールの例文

上司への連絡メールの例文をご紹介します。病状を詳しく説明したうえで、重要なタスクやプロジェクトの進捗状況などを詳細に伝えるようにしましょう。欠勤中の連絡先や引き継ぎ先の連絡先も伝えておきます。

部下や同僚・チームメンバーへの連絡メールの例文

部下や同僚・チームメンバーへの連絡メールの例文をご紹介します。同じプロジェクトを進めていることが多い部下や同僚・チームメンバーには、自分が担当する業務内容や進捗状況、期日を説明します。代わりとなる対応者についても伝えましょう。

取引先や重要な相手への連絡メールの例文

取引先や重要な相手への連絡メールの例文をご紹介します。取引に不安を感じさせないよう、代わりの担当者に伝え取引を進められることを伝えるようにしましょう。また、礼儀正しく正しい文体で伝えることが大切です。

会社を休む際にやってはいけない行動

会社を休む際には、やってはいけない行動が2つあります。

仮病で休む

毎日仕事をしていると「休みたい…」という気持ちになり、身内の不幸などという嘘の理由で仮病で休むことはしてはいけません。

もし身内の不幸という嘘の理由で休み、外に出かけたときに上司や同僚、取引先の方と出会う可能性があります。また、復帰後に同僚とコミュニケーションを取る中でつじつまが合わなくなる可能性もあるでしょう。

このような状況で仮病だとわかると信頼関係が失われてしまいます。長期的に付き合う職場の人間関係に悪影響を及ぼすでしょう。

また、仮病を理由に休んだ場合、「本当に病気だったのか」と真偽を問われることもありプライバシーの侵害を感じることもあります。

さらに、何度も仮病を使って休んでいると、本当に体調が悪く休まなければならないときに上司や同僚、取引先に信じてもらえなくなる恐れもあります。

良好な人間関係を築くためにも、仮病で休むのはやめましょう。

無断で休む

無断で休むこともしてはいけません。

電話やメールで連絡しない無断欠勤は、業務が円滑に進まなかったり、あなたの状況がわからなかったりしてチームメンバーに非常に迷惑がかかります。

職場の生産性や効率を下げることの原因となり、「職務放棄」と判断されると厳しい処分を受けたり解雇となったりする場合があります。

また、上司や同僚からの信頼もなくなり、キャリアへも大きな影響を与えるでしょう。

仕事が原因で体調不良になってしまったときの対処法

残業や休日出勤が多くないかをチェックする

働き過ぎで体調不良になった場合、残業や休日出勤が多くないかをチェックしましょう。

会社が記録している残業時間・休日出勤のデータや、アプリなどで自分で管理している記録を振り返って、規定の勤務時間・日数より働いていないか確認します。

勤務時間や日数が多い場合は、「残業や休日出勤を減らせる方法はないか」を考えてみましょう。作業の優先度を決めて業務を効率化させるなど、自分でできる対処法を検討します。

しかし、場合によっては労働環境が悪く、「残業や休日出勤をしなければならない」という職場なこともあります。主観的な目線で考えるのではなく、客観的に職場を見て自分に合った職場なのかを考えなおしましょう。

末永

規定の時間を超えた労働は違法です。今一度自分の働く会社は健全に働ける場所なのか、確認してみましょう。

仕事の中で感じるストレスが多くないかチェックする

仕事の中で感じるストレスが多くないかチェックすることも対処法のひとつです。

期限が厳しい、タスクの難易度が高いなどの業務内容に関するストレスを抱えていないか確認します。ストレスが特定できたら、ストレスの原因となる課題を解決するため、仕事のやりがいや達成感を覚える部分はどこかを考え、仕事のポジティブな面を意識します。

ポジティブな面を意識してもストレスを感じ、つらくなってしまう場合は今の職場が自分に合っているのか考えなおすといいでしょう。

職場の人間関係に悩んでいないか考える

対処法のひとつとして、職場の人間関係に悩んでいないか考える方法があります。

「上司とうまくコミュニケーションが取れない」「同僚との関係がよくない」「パワハラを受けている」などの人間関係のストレスを抱えている場合も、体調が悪くなることがあります。

良好な人間関係を築くために、限られた人とのみ話すのではなく、チーム内の従業員と話そうとするオープンコミュニケーションを心がけ、相手に誤解を与えないように話すことが大切です。

よりよい関係を築こうと努力しても人間関係がよくならず悩んでしまう場合は、上司や人事部、外部のカウンセラーなどに相談して人間関係に関するアドバイスやサポートを受けることがおすすめです。

末永

今の職場環境について改めて考え、「合わない」「しんどい」と感じている場合は、転職も検討するといいでしょう。

自分に合った働き方を見つける方法

体調が悪くなるのは、風邪などに感染しして起こるものだけでなく、仕事のストレスが原因となることがあります。自分に合った働き方が見つかれば、ストレスが軽減し、体調不良になることも少なくなる可能性が高いです。では、自分に合った働き方はどのように見つければいいのでしょうか。

本当にやりたいことを考える

自分に合った働き方を見つけるために、本当にやりたいことを考えましょう。

「本当にやりたいこと」を見つけるために、自分の強みや得意なこと、やりがいを感じること、情熱をもって取り組めることなどをリストアップします。

リストアップするものは仕事に関することでなくて構いません。普段の生活を送る中で興味を持っていることや趣味は何かを考え、それらを仕事に活かせる方法がないかと考えてみましょう。

加えて、仕事の中で経験したことや成果などを振り返り、どのような環境・業務内容でやりがいを持って働けたのか、自分らしくいれたのか、活躍できたのかを考えます。

このように考えることで、自分のやりたいことが徐々に見えてくるようになります。

キャリアについて専門家に相談する

キャリアについて専門家に相談することで、自分に合った働き方を見つけることができることがあります。

一人ひとりの自己分析やキャリア設計をサポートしてくれるキャリアカウンセラーやキャリアコーチに相談すれば、自分では気づいていなかった強みやスキル、適性などを見つけ出すことができます。

キャリアの進路や方向性に関する疑問や不安を解消するための具体的なアドバイスを提供してくれるため、自分に合った働き方がわかるようになる可能性が高いです。

キャリアコーチングサービス「マジキャリ」では、国家資格のキャリアコンサルタント、元転職エージェント、元採用人事といったキャリア知見が豊富なマジキャリのコーチがサポートをしてくれます。

知見のあるコーチがいるマジキャリを利用することで、より納得度のあるキャリア選択ができるでしょう。

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まとめ

体調が悪く会社に連絡するときは、できる限り電話で症状や欠勤することを伝えることが大切です。

体調不良で休む方の中には、一時的な体調不良ではなく、働きすぎやストレスで身体を壊していることがあります。

継続的に休んでしまう方や、会社に行きたくないと感じる方は、一度労働環境や自分の気持ちを振り返ってみましょう。

状況を振り返ることで、「今の職場は自分に合っていないのかも」と感じることがあります。その場合は、ストレスを抱えたまま仕事に取り組むのではなく、専門家に話を聞いてもらうことが大切です。

マジキャリでは、正解が存在しない「キャリア選択」において、あなたの価値観や優先したいことを明らかにし、どのようなキャリア選択をするべきかをサポートしてくれるサービスを提供しています。

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